Un desafío relativamente nuevo para los project managers es la administración de equipos de proyectos a distancia. Como nuestra capacidad de trabajar virtualmente ha aumentado gracias a la conectividad y a las habilidades de los empleados que no están restringidos por la geografía, un nuevo reto se presenta: Cómo administrar efectivamente nuestros equipos de proyecto remotos? Aquí hay tres formar que he encontrado para trabajar en forma exitosa con los míos:
1. Gestionar en base a los outputs (salidas). Enfocarse en los resultados, colocando el énfasis en lo que debe ser entregado, no en las actividades que deben ser llevadas a cabo. Si se encuentra a si mismo haciendo esto último el cambio es relativamente simple. La próxima vez que alguien le pregunte acerca de lo que él o ella necesiten para trabajar, ofrezca una asignación de la tarea que se base en el entregable y que sea restringida en tiempo. Esto es debido a que las actividades no son la mejor métrica para medir la participación de los miembros del equipo. Además, si se la medición se basa en un objetivo final, se pueden encontrar a menudo soluciones mejores y más creativas dado que cada uno está en la misma página del objetivo que se está persiguiendo.
2. Establecer un plan de comunicación claro. Cuando se trata de un equipo de proyecto a distancia, es importante establecer un plan de comunicación claro – y su adhesión a él. Si no es así, el vacío en las comunicaciones será ocupado por la especulación sin fundamento y observaciones que no serán útiles para el éxito del equipo. Se puede comenzar a establecer un plan claro al decirles a los miembros del equipo exactamente cuando usted va a empezar a comunicarse con cada uno de ellos y trabajar con su equipo también para asegurarse de que los métodos sobre los cuales decide establecer ese plan son los mejores para comunicarse con ellos. A la inversa, también se debe trabajar en conjunto para crear un plan que establezca las maneras más eficaces de llegar y comunicarse con usted. Si lo hace, se asegura de tener las líneas abiertas a la comunicación y una expectativa adecuada en lo que se refiere a gestionar las comunicaciones en forma positiva y productiva a pesar de la distancia.
3. Establecer una cadena de mando. Cuando se lo hace desde lejos, es difícil para los gerentes de proyecto dejar de lado el deseo de gestionar y controlar todos los aspectos del proyecto. Pero hay que aceptar que esto es casi imposible, porque es muy probable que haya miembros del equipo en diferentes países y también en diferentes zonas horarias. De modo que usted no va a ser capaz de gestionar con eficacia todos los aspectos de sus proyectos, por lo que establecer una cadena de mando es vital para el éxito del proyecto. Esta cadena de mando puede estar en la forma de un diagrama de flujo de trabajo, por ejemplo. Lo importante es tener un plan que permita que el proyecto siga avanzando, incluso si usted está en la mitad opuesta del mundo.
Si nunca ha manejado un equipo remoto, sentirse cómodo con ello lleva tiempo y pruebas. Pero si comienza con estos tres consejos, encontrará mucho más fácil tomar algunos de los otros aspectos difíciles de la gestión de equipos remotos, tales como la sensibilidad cultural, la formación de equipos y la desconexión para que puedan refrescarse mentalmente y físicamente.
¿Cuáles son sus consejos básicos para la adminitración de equipos a distancia?
Autor: Dave Wakeman, PMP, The Wakeman Consulting,
Fuente: Voices on Project Management, pmi.org, Junio 2014
Brunilda Caselli
Voluntaria Comunicaciones