La organización del PMI Tour Buenos Aires- Éxito gracias a las lecciones aprendidas
Por: Anabella Amoresano, Program Manager
He tenido el gusto en las últimas dos ediciones del PMI Tour Buenos Aires de coordinar su organización. En el año 2011 fui asignada como Program Manager del Evento por el Board del Capítulo Buenos Aires, con resultados que me han dejado muy satisfecha. Quiero entonces en esta nota compartir con los lectores del E-link mi experiencia y mi aprendizaje en esta labor.
El año pasado hicimos un gran congreso, con una audiencia de 700 participantes y muy buena repercusión en los medios y el mercado. Sin embargo, internamente nos dimos cuenta de que tuvimos algunas debilidades y debido a ello realizamos un exhaustivo ejercicio de lecciones aprendidas al que luego sumamos el feedback obtenido de las encuestas a los asistentes.
Sabiendo que en el 2011 nos esperaba un nuevo reto, entendimos que el próximo proyecto se nos había convertido en un complejo desafío y decidimos abordarlo como un Programa.
A tal efecto, dividimos el evento en distintos Proyectos (Conferencistas, Acreditaciones, Prensa, Sponsors y Logística) para que exista un equipo con foco en las distintas necesidades que tiene un Congreso de estas características.
Para armar el equipo de voluntarios Tour 2011, convocamos primero a quienes colaboraron en 2010 y presentamos los nuevos roles con sus responsabilidades, y como salida de dicha presentación, surgieron los nuevos responsables de cada Proyecto cuya primer tarea fue elaborar un Acta de Proyecto que incluyera el alcance y cronograma de cada uno. Paralelamente, lanzamos una búsqueda de más voluntarios a través de la página web del Capítulo para completar los equipos, y de manera casi inmediata logramos cubrir todas las posiciones.
Con el equipo definido (un total de 20 voluntarios) convocamos a la primera reunión en la que trabajamos con una herramienta fundamental para que todo el equipo estuviera en contexto sobre el proyecto: el Informe de Lecciones Aprendidas elaborado para en 2010. Repasamos en conjunto las fortalezas y las debilidades que debíamos sortear en este nuevo año, evaluando los planes de acción necesarios a ejecutar para abordar las debilidades.
Con los cronogramas ya elaborados y como Program Manager del Tour, elaboré el MasterPlan del Programa que fue mi base para el seguimiento de todas las tareas relacionadas. Mensualmente en cada reunión pudimos repasar dicho cronograma para conocer el grado de avance que teníamos respecto de nuestro plan, revisando el avance de cada proyecto en particular y del Programa en su generalidad.
Establecer un equipo por área fue una de nuestras fundamentales fortalezas ya que nos permitió poner foco en cuestiones que identificamos como debilidades o sobre las que no estábamos del todo satisfechos en 2010. Un ejemplo fue, establecer un vínculo personal con los conferencistas desde su selección hasta el momento de su presentación. Para ello, dentro del equipo de Conferencistas, liderado por un PM, asignamos un voluntario para dar soporte telefónico y/o vía mail a cada expositor evacuando todas las dudas y/o necesidades que los mismos fueron presentando. Esta actividad fue muy agradecida por los conferencistas, a quienes se veía buscando a su colaborador a medida que iban llegando al Congreso para tomar contacto en persona finalmente.
Otra mejora importante que tuvimos en esta nueva edición, basada en las encuestas de satisfacción, fue el servicio de cafetería, que desafortunadamente el año pasado no fue satisfactorio. Esta vez, prestamos especial atención a este aspecto no menor y podemos decir que fue una prueba superada, ya que mucha gente se acercó para felicitarnos por ello.
Más allá de las fortalezas y debilidades, lo fundamental que tenemos en el Capítulo Buenos Aires de PMI es un equipo con mucho entusiasmo y ganas de superarse. Sabíamos que debíamos prestar especial atención en lo que queríamos que saliera mejor y podemos decir felizmente ¡Lo hemos logrado! , porque seguimos sentando precedente, el PMI Tour Cono Sur es un evento con asistencia obligada para los Project Managers.
Estamos embarcados en un camino de mejora continua para realizar año a año un Congreso mejor para nuestros asistentes. Es por esto que ya tenemos planificada la sesión de lecciones aprendidas 2011 La base de nuestro éxito se basa en “aprender”, y estamos listos para seguir haciéndolo.
Reunión de Lecciones Aprendidas Tour 2011
Nota publicada en la edición de diciembre del e-link