50 proyectos al año desde una oficina virtual
Esta compañía de software entrega más de 50 proyectos al año y lo hacemos completamente desde una oficina virtual. Aun cuando me preguntaron cuando tomaba la compañía hace un año, admito que temía perder el control en este entorno de trabajo: no ser capaz de reunirme con los miembros del equipo en persona, no discutir temas con el management o en un pizarrón ni ir a la oficina. ¿Cómo podría capitanear un barco sin barco?
No solamente aquellos miedos eran infundados sino que toda una oficina virtual mejoró nuestro proyecto y la performance el equipo de proyecto.
Reglas de eficiencia
Una oficina virtual conlleva a la eficiencia en las comunicaciones y en el trabajo. Por ejemplo, en las reuniones remotas, cada cual intenta unirse a la conferencia en el tiempo exacto. Y si alguien llega tarde, adivinen que estaban haciendo los demás en los minutos previos? Trabajando! Entonces durante la conferencia, los miembros del equipo intentan enfocarse en los tópicos de la agenda y en comunicar en una manera clara y orientada a acciones. Los tópicos son cubiertos, los action items asignados y la conferencia finaliza, todo dentro del marco de tiempo en que la reunion fue fijada. Se podrían crear reglas para reforzar la eficiencia, pero para nosotros, se ve natural. No se puede llegar tarde a la siguiente conferencia, por lo que hay que asegurarse que la actual sea efectiva.
El flujo de trabajo también mejora cuando los miembros del equipo trabajan desde casa. Contrariamente a la creencia popular, la holgazanería nunca es un problema. Esto se debe a que como cada uno trabaja desde la casa, es imposible ocultar la pereza. El input y el output de un miembro del equipo están tan claramente conectados a otra gente que los esfuerzos de trabajo (o a la falta de ellos) se vuelven altamente visibles.
Gente correcta, Posiciones correctas
Cuando se arma el staff, una oficina completamente virtual ayuda a hacer coincidir los mejores miembros de proyecto con los proyectos correctos. En pocas palabras, somos capaces de reclutar los mejores miembros del equipo para un rol, independientemente de su ubicación.
Esta flexibilidad conlleva empleados y clientes más felices. Los miembros de equipo son capaces de elegir su ubicación basada en sus preferencias personales. También ahorran tiempo, dinero y estrés en ir y venir del trabajo. Y nuestros clientes sienten que estamos conectados con ellos dado que la mayoría de las veces tenemos staff local en sus áreas. Ellos nos ven como una gran organización y esto ayuda a construir una confianza y lealtad que trascienden las relaciones usuales con clientes. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden pasar y llevar a cabo un entrenamiento de manera ocasional o visitar una oficina en las afueras porque no tenemos personal en esa ciudad.
Y entre el personal, la distancia hace en realidad las relaciones más entrañables de corazón en una compañía que es mucho más resistente que cuando solía tener locaciones físicas. Cuando nos reunimos una vez al año para la fiesta del personal durante tres días, es mucho más emotiva que cualquier otra celebración que haya visto. Yo creo que porque al trabajar en forma remota nos enfocamos mucho más en los resultados y colaborar juntos como mejores profesionales que desarrollamos relaciones respetuosas y más significativas.
Seguimiento de Resultados
En una oficina, podríamos estar preocupados en el esfuerzo puesto en el trabajo más que en los resultados. La ausencia de un espacio físico compartido nos ayuda a cambiar tanto el foco como los recursos que resultan en devoluciones de performance basadas en métricas.
Nuestro programa de métricas mejora el rendimiento del proyecto dado que lo hemos diseñado para ser orientado a entregables. Desglosamos todos los resultados finales en action ítems. Por ejemplo, si necesitamos hacer una mejora técnica en nuestra línea de base de cliente, nuestro foco es en la fecha de lanzamiento y trabajar de ese punto hacia atrás. Decimos que “todo” ha sido completamente realizado cuando – incluyendo el código, el testeo, el empaquetamiento, el lanzamiento de la versión y el manejo de incidentes ocultos- y entonces ahí medimos cuan bien reunimos ciertas acciones para repetirlas en futuros proyectos.
Desde la perspectiva de la performance del equipo, las métricas también nos ayudan a mejorar. Manejamos los entregables mejor ahora dado que no vemos cuan duro cada uno está trabajando, vemos la salidas de entregables de la performance de la gente. Y como las identidades de cada miembro de equipo está tan conectada con entregables visibles, cada uno trabaja más duro.
Y aun así, no importa lo bien que lo realicemos, todavía nos preguntan acerca de los inconvenientes del funcionamiento de una empresa y de los proyectos al trabajar de esta manera. Es difícil saber que decir, ya que para nosotros no hay ninguno. La manera de hacer un trabajo de oficina virtual es tener objetivos claros de negocio, flujos de trabajo previstos en el proyecto y gestionar el rendimiento y los paquetes de trabajo. Creo que teniendo éstos en orden no necesitamos buscar un edificio de oficinas en el corto plazo.
Autor: Stuart Falconer, PMP, es gerente general de la división ERP de la compañía de software SRB Education Solution en Kelowna, British Columbia, Canada .
Fuente: PM Network, May 2014
Brunilda Caselli,
Voluntaria PMIBA