Indicadores de gestión: importancia en la gerencia de proyectos

Indicadores de gestión: importancia en la gerencia de proyectos

Luego de un sin número de definiciones, podemos tamizar, en referencia a la gerencia de proyectos, el controlar como se hacen las cosas. Entonces, en amplitud, si un proyecto surge de una oportunidad de negocio y/o necesidad y tiene un límite finito de tiempo su gestión no es más que organizar y administrar los recursos disponibles para cumplir con los requisitos del mismo logrando el equilibrio de sus variables: alcance, tiempo y costos.
Bien, esto sucede luego en la construcción de objetivos y/o estrategias que llevarán a cumplir metas y obtener resultados. Y para esto, debemos contar con las mediciones necesarias de estos objetivos y/o estrategias mediante indicadores de gestión. 

La gestión o el gestionar, se puede plantear como las acciones y decisiones que permitirán alcanzar el logro de objetivos que se han establecido en las etapas iniciales del proyecto y el indicador de gestión no es más que la expresión cuantitativa (o "tangible") de lo antes descrito.

La importancia de dichos indicadores radica en que la gerencia de proyectos debe controlar los procesos administrativos y operativos y mediante los mismos se puede evaluar el comportamiento o desempeño del mismo, es decir que los indicadores de gestión representan el cómo es el desempeño de las actividades; son el "core" o proceso medular en la toma de decisiones y, por otra parte lo que no se mide o evidencia, no existe. Los indicadores de gestión permitirán construir evidencias tangibles que para tomar decisiones con las cuales se podrán sortear obstáculos – basados en los indicadores y de esa manera obtener resultados. 

“La planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes.”

Peter Drucker 

¿Cuántos indicadores son necesarios para un proyecto? 

Esto variará de acuerdo con cantidad de objetivos que se hayan construidos. Sin embargo, podemos tomar en cuenta los siguientes aspectos: apuntar a lo esencial, con base en esto debemos limitar a una cantidad que permita hacerlo y además pueda captar el interés de a quienes va dirigido; también es relevante que se tenga perspectiva de los procesos estratégicos, procesos misionales y los procesos de apoyo y, a su vez, que puedan cubrir de manera integral las diferentes dimensiones de los indicadores (eficiencia, eficacia, efectividad y economía) y que también permitan dar a conocer resultados en procesos intermedios para monitorear si estos van alineados con el plan de acción e identificar debilidades, demoras, etc.
Es de gran importancia el control permanente en los procesos administrativos y operativos que garanticen su culminación bajo los parámetros de calidad, tiempo y costo establecidos al inicio del proyecto. 

¿Cuándo un indicador de gestión es útil y efectivo? 

Primeramente, cualquier medida debe disponer de un punto de comparación. Por esta razón, al ser los indicadores de gestión una expresión cuantitativa, su magnitud debe ser comparada con algún nivel de referencia.
Si un indicador lleva a tomar decisiones, o sea que tiene que ver con los objetivos del proyecto, mantiene una definición clara en cuanto a su recopilación y comparación, es fácil de comprender y usar, arroja información verificable e importante, mantiene una excelente relación costos – efectividad, entonces estaremos en presencia de una buena unidad de medición de gestión. 

Lo antes descrito dará un norte más claro ya que permitirá señalar una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas – según sea el caso – y tomar decisiones que generen resultados. Allí está – en pleno – la importancia de los indicadores de gestión en la gerencia de proyectos.

Orlando Suárez
Voluntario PMIBA

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