Con gran satisfacción les contamos que el pasado 20 de abril llevamos a cabo la primera reunión del año en curso de la Comunidad de Interés de Proyectos Públicos de nuestro Capítulo, de la cual participaron 49 colegas, algunos de otras provincias y otros de países amigos de la región.
Las disertantes fueron las líderes de esta Comunidad de Interés, Florencia Romano y Paloma Martín, con una temática bien actual y una excelente presentación de un caso de aplicación de buenas prácticas a la gestión de Gobierno, en un contexto complejo como el actual, en medio de la crisis por el Coronavirus.
Esta charla nos dejó un mensaje importantísimo: la correcta utilización de prácticas adecuadas nos acerca más a los objetivos buscados.
En toda crisis puede encontrarse una oportunidad. Y así también lo mostró el resultado de la encuesta que realizamos en la primera reunión de miembros del Capítulo, que llevamos a cabo en marzo pasado. La consulta fue acerca de qué representa, para cada uno, esta cuarentena por la pandemia del COVID 19. Las respuestas fueron variadas y hasta divertidas, pero una fue en la que más personas coincidieron: una gran oportunidad; oportunidad de crecer, de repensarse, de repensar la profesión, de capacitarnos, de compartir más tiempo con la familia, de aprender a estar lejos de los que queremos…
Pero de esta reunión de la Comunidad de Interés surgió otra oportunidad, la de probar cómo aquello que sostenemos desde PMI, que defendemos porque es en lo que creemos, demostró ser valiosísimo a la hora de gestionar una crisis inaudita, como es la de esta pandemia.
La gestión de la crisis actual demanda de quienes están en espacios de Gobierno una toma permanente de decisiones difíciles, en un contexto altamente cambiante e incierto, donde la lucha es contra un enemigo desconocido, que avanza a máxima velocidad, del que no hay demasiados datos históricos ni conocimiento específico, que está comprometiendo la salud y la prosperidad de toda la humanidad.
Los gobiernos se ven desafiados no solamente en cuanto al ataque y control de la enfermedad, sino también con la problemática de una insuficiente capacidad instalada del sistema de salud, debiendo reforzar el sistema de seguridad de modo que se respeten las medidas adoptadas y a la vez evitar robos y saqueos, sin descuidar los servicios básicos como sanidad de la ciudad y otros servicios esenciales. Pero también es crítico el tema de la educación, donde no todo el sistema estaba preparado para migrar a aulas virtuales e inclusive no todas las familias tenían acceso a Internet ni dispositivos para hacerlo. Como si fuera poco, queda considerar la situación la gente más vulnerable, los que están en situación de calle y los que viven en barrios con infraestructura deficitaria, sin descuidar la atención de merenderos y comedores comunitarios ni la situación de los adultos mayores que constituyen la población de mayor riesgo en esta pandemia.
El gobierno actuante en este caso de estudio, entendió que el mejor modo de ejecutar este amplio portfolio de acciones sería estructurarse en base a proyectos, lo cual le brindaría la oportunidad de gestionarlos de manera efectiva, agrupando por programas aquellos proyectos que así lo ameritaran.
Esta crisis también requería repensar la gobernanza de los proyectos y la integración a nivel de los distintos poderes republicanos y de las distintas jurisdicciones que necesariamente debían interactuar para la efectividad de las acciones que se encararan. Por este motivo generó una estructura donde ese portfolio fue gestionado estratégicamente por una redefinida PMO organizacional que ayudara a agilizar toda la gestión de gobierno, dado que en este contexto la velocidad de ejecución es crítica. También es crítica la gestión del presupuesto, bastante diezmado por la reducción de actividad productiva, lo que requirió de la implementación de un plan de austeridad de manera simultánea.
Una ventaja que tuvieron es que ya su metodología de trabajo, una metodología híbrida con muchas herramientas ágiles, estaba madura. Se aplicó un enfoque con mesas de trabajo por eje de acción, con líderes bien definidos por eje, con recursos humanos que se redistribuyeron desde otras áreas no esenciales de Gobierno, con priorización de las iniciativas estratégicas, con mecanismos rápidos para la toma de decisiones, empoderando a la gente para una mayor agilidad, sin descuidar la gestión de los riesgos y de las comunicaciones que son fundamentales, con una gestión de la demanda ciudadana, entre nosotros su principal stakeholder.
Todo buen plan de gestión de crisis debe contener un plan de normalización que ayude a salir de la crisis y retomar el funcionamiento normal. Ojalá se salga de todo esto con mayor madurez, con las lecciones que toda crisis deja siempre para que tengamos la oportunidad de capitalizarlas. Y este plan también fue considerado dentro de la estrategia implementada.
Realmente haber participado de este evento fue la confirmación de que, no importa qué tan grave sea la situación, siempre hay herramientas que nos pueden ayudar, es solamente cuestión de estar informados, atentos, actualizados, con una mentalidad de aprendizaje continuo y un espíritu creativo e innovador. Nunca sabemos cuándo pueden llegar a ser fundamentales para nuestra supervivencia.
Comunidad de Interés de Proyectos Públicos
PMI Buenos Aires, Argentina
