Como Directora de finanzas, hace varios años que vengo realizando esta difícil tarea, traducir a números las actividades que realizará el Capítulo anualmente. Los ingresos del PMIBA básicamente tienen 3 orígenes:
- Las cuotas de miembros
- El apoyo de nuestros Sponsors
- El cobro de entradas a los eventos o PMI Tour
En cada caso, el ingreso de dinero se produce en momentos distintos, a saber:
Cuotas de miembros: Desde PMI USA, transfieren trimestralmente el dinero correspondiente a altas y renovaciones, a nuestra cuenta bancaria por una operación de comercio exterior. A todo aquel que tenga experiencia en este tipo de operaciones, sabe que los tiempos no son inmediatos y que mes a mes los bancos exigen cumplir con nuevas reglamentaciones para permitir el ingreso de divisas. Como resultado, luego de varias presentaciones de formularios, el dinero ingresa a la cuenta aproximadamente 1 mes después de enviado.
Apoyo de Sponsors: Las empresas que deciden apoyarnos económicamente, realizan sus pagos de distintas maneras, ya que al tener vencimiento anual y permitir el pago en cuotas, el dinero ingresa de manera gradual, en base a las opciones seleccionadas por nuestros sponsors.
Entrada a eventos: Generalmente nuestras actividades son gratuitas para nuestros miembros, ya que es con el dinero de Sponsors y membresías que cubrimos la mayoría de las actividades, pero en el caso del PMI Tour, al ser un evento que tiene un costo mayor, debemos recurrir a cobrar dichas entradas, pero siempre con un precio preferencial.
Si bien la tarea pareciera lógica, ya que no es más que definir ingresos y los egresos que se deducirán, una vez llevada a la práctica, qué difícil que resulta!!!
Sucede que debido a los distintos momentos en el que ingresa el dinero, es muy importante llevar un control de lo que ingresa y egresa mensualmente, para cuidar las cuentas.
Durante los primeros meses del año, como lo hacemos habitualmente, nos encontramos en la dura tarea de definir cuáles serán los ingresos y cuáles serán las actividades que traducidas en costos o egresos serán las que llevemos a cabo durante el año. Esta misma actividad es llevada a cabo por los Líderes de las Comunidades Regionales, ya que si bien son de menor medida, las mismas actividades son realizadas en sus ciudades, con ingresos y egresos de fondos.
En mi rol, me toca revisar dichos presupuestos para identificar si hay sugerencias para realizar y una vez acordados, los mismos son incorporados al presupuesto general del Capítulo. Este presupuesto, se somete a evaluación de la Comisión Directiva y luego de su aprobación, puede ser ejecutado.
Si bien ya tenemos una primera versión del presupuesto, mes a mes validamos la misma con lo ocurrido realmente y con una replanificación en base a lo que se conoce que sucederá, teniendo en cuenta que será revisada y aprobada por la Comisión Directiva nuevamente.
Como indica el PMBOK la planificación es un proceso evolutivo, y como tal, el armado del presupuesto también lo es, debido a que es una tarea pura de planificación.
Los invito a realizarme cualquier consulta que crean conveniente en relación al presupuesto, que con mucho gusto contestaré.
Anabella Amoresano, PMP
Vicepresidente/Directora de Finanzas PMIBA