Nota Principal
 

Definiendo Procesos y Planes de Transición

 

Para responder a uno de los objetivos estratégicos del Capítulo, desde la Dirección Institucional, se identificaron una serie de iniciativas relacionadas a la madurez de la organización, lo que conllevó a pensar en un proyecto de Definición de Procesos. A continuación, Romina Padula, quien trabajó en el equipo del proyecto, nos cuenta en qué consistió, sus resultados y los siguientes pasos.

 

Proyecto

Si bien el proyecto comenzó en Mayo de 2013 solo para realizar el modelado de los procesos de las diferentes áreas que integran el capítulo, a medida que se avanzó con las tareas, nos dimos cuenta que teníamos muchos frentes que cubrir. Pronto definimos más objetivos, distribuidos en las siguientes fases:

 

Fase I, conformada por:

  • Definición y Modelado de procesos
  • Definición de Roles y Funciones

  • Plan de Transición

 

Fase II, conformada por:

  • Documentación detallada de los procesos

  • Mejora de los procesos existentes

 

Fase III, conformada por:

  • Publicación de la documentación

 

Equipo

La Fase I, fue integrada por diferentes voluntarios a lo largo del tiempo. Los voluntarios que comenzaron y hoy siguen en el proyecto son: Osvaldo Ucha, Adriana Morando, María Eugenia Llanez y Romina Padula. Dentro de esta fase a mediados de Mayo y Junio de 2014, se incorporaron Renán Vallejos, Matías Sarmiento y Juan Francisco Lorusso. En Agosto y Octubre se sumaron  Carolina Rey y Diego Escobar respectivamente.

Actualmente el equipo está conformado por 8 personas, quienes cada una tiene un rol dentro del proyecto, para cumplir los objetivos de cada fase. Las tareas son asignadas según el interés del voluntario y se realiza un seguimiento semanal en reuniones remotas, ya que los miembros del equipo pertenecen a diferentes lugares geográficos, como ser, C.A.B.A. (Osvaldo Ucha, María Eugenia Llanez, Juan Francisco Lorusso y Diego Escobar), Córdoba (Matías Sarmiento y Carolina Rey), La Plata (Romina Padula) y Ecuador (Renán Vallejos).

Esta forma de trabajo es llevada adelante gracias a la eficiencia del equipo y su compromiso, logrando un buen clima de trabajo con la autonomía y motivación de cada uno. De esta manera se logra una metodología orientada a objetivos con resultados satisfactorios.

Por el nivel de interés de los  involucrados y por la magnitud que fue tomando el proyecto, la estructura jerárquica se redefinió, integrando a un Program Manager cubriendo a dos equipos con sus Project Manager correspondientes para llevar adelante los dos proyectos de Definición de Procesos y Plan de Transición.

 

Entregables

Al momento los entregables finalizados son:

  • Procesos de Comunicaciones (constituido por Envío de Newsletters y Solicitud de Eventos)

  • Procesos de Desarrollo Profesional (formado por Organización de Calendarios y Organización de Eventos)

  • Documento de Roles y Responsabilidades de la Comisión Directiva

  • Procesos de Gestión de Cambios

  • Procesos de Solicitud y Selección de  Voluntarios.


Nos encontramos en proceso de:

  • Procesos de Gestión de Proyectos

  • Procesos de Finanzas

  • Matriz RACI

  • Plan de Transición de Funciones del Board.


2015

Si bien cada año, nos propone un cambio, ya sea de equipo y/o de Sponsor del Proyecto, los objetivos planteados al momento son:

 

  • Procesos de Gestión de Proyectos

  • Plan de Transición de Funciones del Board.

 

 

 

Romina Padula

Voluntaria Definición de Procesos

PMI Buenos Aires Ir al contenido