Como Project manager, es fácil quedar atrapado en los aspectos técnicos de nuestro trabajo. Por ejemplo, si se está en el área de IT, siempre hay un nuevo paquete de software o una aplicación o hardware que, si se invierte el tiempo suficiente para aprenderlo, hará el trabajo más fácil.
Pero me gustaría compartir con ustedes la principal manera en que realmente se pueden mejorar las habilidades como Project manager y que no tomará los días que tomaría hacerlo para una nueva tecnología o un software: Es mediante el uso de las habilidades de comunicación que usted ya posee pero de una forma más enfocada y más consciente.
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Construya la comunicación en su plan de cada día. Los project managers tienden a ser absorbidos en múltiples direcciones en su tarea diaria. Así que en lugar de ser la fuerza impulsora detrás del flujo de información, terminan reaccionando a un problema de último momento o a una demanda del sponsor del proyecto. Si bien no se va a estar nunca libre de estas demandas, se pueden administrar más eficazmente creando un plan de comunicaciones. Esto puede ser tan simple como tener una reunión diaria para actualizar el estado del proyecto y tener a toda la gente involucrada en él o elaborar un plan de comunicaciones multicapa que represente las interacciones con los sponsors, con los miembros del proyecto y con los interesados. De cualquier modo, se inicia mediante la planificación de cómo se quiere manejar la comunicación y así la administración de su proyecto se volverá más fácil.
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Sea específico. Nos encontramos a menudo lidiando con proyectos muy complejos y difíciles. Con esta complejidad viene el desafío de hacer más claras las directivas, las instrucciones, los límites de tiempo y los objetivos. Como Project manager, puede que no tenga los conocimientos técnicos específicos de la industria necesarios para comprender todos los aspectos de su proyecto, pero usted debe saber cuáles son los objetivos que están impulsando el proyecto, lo que significa que tiene que tener la capacidad de establecer y comprender los objetivos muy específicos para lograr transmitirlos a su equipo. Esto va a ayudar no sólo a administrar el flujo de trabajo de forma más eficiente, sino también a que la comunicación con sus patrocinadores, los interesados y los equipos del proyecto sea más eficiente, ya que van a tener una mayor especificidad con la que hacer frente a las preguntas y a las preocupaciones que surjan.
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Muestre empatía y apoyo. ¿Sabe cómo sienten la presión los patrocinadores, los interesados y los miembros del equipo? Por lo tanto dé un paso atrás y piense en cómo esas partes se sienten. Después de todo, usted está a menudo en el centro del flujo de toda la información que se genera hacia adentro y fuera del proyecto. Así que para avanzar realmente hacia adelante en sus habilidades de comunicación y gestión de proyectos, sea consciente de cómo el flujo de información – o falta de ella – pueden influir en cómo se siente tanto su equipo como los interesados del proyecto. Hágales saber que usted entiende cómo se sienten acerca de estar un poco más atrás en la curva de la información. Exprese su apoyo al proyecto y el trabajo que se está haciendo. A menudo, este pequeño paso hacia una comunicación positiva puede ganar muchos puntos con las partes.
Con estos tres consejos, usted puede hacer un mejor trabajo en la gestión de los aspectos de la comunicación que usted puede manejar – haciendo que los aspectos que no siempre se pueden controlar sean un poco más fáciles de sobrellevar.
Autor: Dave Wakeman, PMP, The Wakeman Consulting,
Fuente: Voices on Project Management, pmi.org, Enero 2014
Para: PMI Argentina, Buenos Aires Chapter. Brunilda Caselli, PMI Volunteer, Junio 2014