Gestión de las Comunicaciones

¿Cómo administramos la comunicación escrita?

Según el PMBok, “… Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma…”.

Muchas de esas comunicaciones suelen realizarse en forma verbal: presentaciones, reuniones de trabajo; llamadas telefónicas o video conferencias. En la actualidad, hay una mayor inclinación al uso de las imágenes, el sonido y la interrelación presencial o virtual. Sin embargo, existen numerosas comunicaciones que deben hacerse de manera escrita: un informe de avance; un pedido de cotización; un contrato; una evaluación; una minuta de reunión. Por lo tanto, es fácil deducir que un gerente de proyecto debe estar en condiciones de emitir por escrito, mensajes claros, efectivos y sin ambigüedades.

La tecnología proporciona variadas herramientas que permiten elaborar textos con suma facilidad (desde la corrección ortográfica hasta la posibilidad de integrar imágenes). Sin embargo, muchas veces la estética no es acompañada por un contenido acorde. Abelardo Castillo (escritor y dramaturgo argentino) lo expresó de esta manera: “Cuidado con las computadoras. Todo se ve tan prolijo que parece bien escrito.

  

¿Qué factores influyen en la comunicación escrita?

En un principio, podríamos considerar que escribir es hablar sobre el papel. Pero, por supuesto, debemos recordar que el lenguaje coloquial exige menos precisión que una comunicación escrita. Veamos una serie de factores que influyen de manera determinante.

Contexto y simultaneidad: En el caso de la comunicación oral, existen dos aspectos que colaboran con la emisión del mensaje: a) El mensaje es recibido en el mismo momento en que se emite b) La información que se expresa con palabras se complementa las características de la voz (proyección, resonancia, etc.) y con el lenguaje corporal (posturas, movimiento de los ojos, respiración. etc.) En el caso de un escrito, el contenido no sólo es leído con posterioridad a su redacción, sino que no puede enriquecerse con gestos ni con entonaciones.

Exceso de información: Uno de los problemas actuales no pasa por la disponibilidad de los datos, sino todo lo contrario: el desafío pasa por sintetizarlos y convertirlos información para el receptor. Es decir, el valor de la obtención del dato, bajó. Lo que se valorizó es la capacidad de relacionarlos e interpretarlos.

Multiplicidad de canales: Un simple texto puede estar escrito en Word o en un correo electrónico, puede estar comprimido en pocos caracteres vía Twitter o fluir como parte de una red social; puede ser parte de un sitio web de proyecto o llegar a un proveedor vía un pedido formal de cotización. Cada uno de esos canales tiene códigos y limitaciones propios.

Tiempo de atención escaso: Vale aclarar este factor con un ejemplo: si llega a su escritorio un informe de 20 páginas, es probable que lo primero que mire sea el resumen ejecutivo. ¿Y si el informe no lo posee? Probablemente pase al “archivo definitivo”, (léase tacho de basura).

 

Ahora bien. Nos encontramos por ejemplo con un informe de avance, que con mucho esfuerzo realizamos para alguno o varios interesados y que debe sortear una serie de obstáculos para ser leído. Supongamos que nuestro informe supera esas dificultades ¿Eso es todo? Claro que no. Sólo saltamos las barreras para llegar al lector. Pero eso no nos garantiza que el documento sea leído y utilizado por el o los destinatarios. Entonces…

 

¿Qué atributos deben tener nuestros informes?

En nuestra vida laboral, escribimos textos que generalmente son para otros. Y como no somos escritores, lo hacemos por un deber y rara vez por placer. Ahora bien, para quien lo lee, ¡la situación es la misma! Entonces, la pregunta a responder es: ¿Cómo hago para que se lea con atención lo que escribo?

 

A mi criterio los escritos deben tener dos características insoslayables: ser profesionales  y útiles.

 

Un texto estará confeccionado de manera profesional no sólo cuando el contenido en sí es pertinente, sino también cuando la estructura, el diseño y la entrega acompañan dicho contenido. Un informe ordenado de manera tal que le facilite la vida al lector con un diseño agradable será bien recibido y despertará el interés. Por el contrario un informe confuso y sin un orden adecuado está destinado a ser abandonado ni bien se presente la oportunidad. Ni que hablar si es entregado fuera de tiempo.

 

Por otro lado decimos que un escrito resulta útil cuando representa un agregado de valor para el lector. Por lo general, sería aquel que: informa, educa o promueve a la reflexión. Un informe que posea alguna o varias de las características mencionadas, genera confianza. Y no sólo aumentará notablemente las posibilidades de ser leído, sino que generará la expectativa de recibir el siguiente. 

 

Si usted como lector llegó hasta aquí, estamos en condiciones de hacer una prueba. Este texto ¿le generó interés mientras lo leía? Su contenido, ¿le resultó útil y espera más?

Me interesaría mucho conocer su respuesta.

 

Diego Vannucchi diego.vannucchi@osde.com.ar