En las últimas dos newsletter, abordamos el tema de la comunicación escrita. Analizamos los factores de contexto que la afectan y llegamos a la conclusión que un documento que genere interés y sea de utilidad, tiene muchas posibilidades de ser leído con atención. El mes pasado se propusieron algunas guías prácticas para la elaboración de textos profesionales comenzando con cuestiones de contenido (¿Quién será el lector?; ¿Cuál es la idea central?; ¿Qué impacto quiero lograr con esa comunicación?).
En esta tercera y última entrega compartiremos algunas claves enfocadas a mejorar cuestiones de forma.
Concisión: menos es más
Una anécdota de un premio Nobel de literatura puede servir para fijar el concepto. En 1917, Hemingway (*) tenía 18 años y acababa de ingresar como periodista en el diario Kansas City Star. En cada uno de los escritorios, el Jefe de Redacción había dejado un papelito bajo la cubierta de vidrio. Decía: "Escriba con frases claras y concisas. No se haga el artista."
Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabras conocidas. No necesitamos impresionar a nuestro lector con un vocabulario enigmático o frases largas y confusas.
Ser conciso significa que los informes deben ser tanto breves como completos. Los breves tienen más probabilidades de ser leídos que los extensos. Pero aquellos que omiten información son decepcionantes. Una forma práctica de acortar los textos consiste en prescindir de frases innecesarias y de repeticiones de cosas que se han explicado (o se van a explicar) en otra parte del mismo documento. También conviene no abusar de largas introducciones: la mayoría de las veces el lector ya está en tema.
Y recordemos siempre que mayor extensión no necesariamente es sinónimo de más detalle.
Cuidado con las jergas
Un tema muy sensible en la comunicación en general y en los escritos en particular tiene que ver con la administración adecuada del lenguaje técnico. No se trata de estar a favor o en contra de las jergas. Una vez más debemos remitirnos a la pregunta ¿A quién va dirigido el texto? Si el lector maneja el vocabulario técnico, quizás sea conveniente su utilización. Sin embargo, rara vez haya alguna idea que no pueda expresarse sin el uso de términos inherentes a la profesión, por lo que, si podemos evitarlo el texto ganará en comprensión y simpleza.
También debemos considerar al momento de escribir un documento si conviene o no utilizar siglas o abreviaturas (ej: CRM, PMI, FYI, etc.), palabras en otro idioma (ej: market share, mark-up, etc.), palabras de moda (generalmente en inglés como por ej. cool, mix, etc.) o acrónimos (TICs) . ¿Por qué? Sencillamente porque el lector puede no conocerlas. Y ese sería el mejor de los casos. En el peor, se puede malintepretar lo que queremos decir. Va un ejemplo: en el ambiente de gestión de proyectos PMO significa Project Management Office o también Portfolio Management Office o bien Program Management Office. Pero en el ámbito de la salud PMO significa Programa Médico Obligatorio. Ahora bien, yo trabajo en una oficina de gestión de proyectos dentro de una empresa de salud. Saquen ustedes sus propias conclusiones.
Por todo esto la recomendación es simple: el uso del lenguaje técnico o las siglas dependerá del contexto y del conocimiento previo que tenga el lector
Tablas, gráficos o esquemas.
La comunicación escrita no se reduce a expresar ideas sólo por medio de las palabras. El uso de diagramas, tablas, infografías, etc. suele ser muy recomendable para agrupar información de manera de favorecer una lectura más intuitiva. Un ejemplo claro de esto es que hasta ahora no parece haberse inventado nada más simple para mostrar hitos o avances que hacerlo sobre una línea de tiempo. Asimismo, un proceso puede describirse en lenguaje coloquial, pero convengamos que un diagrama de flujo sin dudas lo hará más comprensible; los desvíos o las evoluciones pueden graficarse, etc.
Una utilización adecuada de las herramientas gráficas en los informes escritos colaborará no sólo a hacerlos más comprensibles (muchas veces es válido el viejo dicho “una imagen vale más que mil palabras”), sino que un buen diseño también hará más amena su lectura.
Revisar, revisar, revisar
La revisión no consiste sólo tachar, eliminar palabras o corregir la ortografía. Implica atender sobre todo, el contenido de las ideas que se quieren expresar según el propósito que orienta la escritura.
Es decir, la reflexión debe estar basada en todos aquellos aspectos que apoyan las ideas y en verificar si lo que se ha escrito es lo que realmente se quiere decir. Entonces debemos:
– Revisar, poniéndonos en el lugar del lector, si la idea principal trasmite el mensaje que se quiere entregar y refleja nuestras necesidades o intenciones.
– Revisar, para ver si contiene errores de estructura o de contenido. Hay que releer el escrito entero para verificar si tiene toda la información necesaria y si la estructura transmite o no el mensaje; si no lo hace, hay que cambiar la organización del texto o agregar o quitar información.
– Revisar, finalmente, para detectar errores de sintaxis y ortografía. Es el último paso en el proceso de escritura donde el foco es la gramática, la puntuación y la acentuación.
Conclusión.
Todo lo expuesto en estas tres entregas son sólo sugerencias para lograr escritos de buena calidad y precisión. Cuando escribimos ponemos en juego mucho de nuestro ser: nuestra formación, nuestra cultura, nuestras experiencias, nuestra práctica, inclusive nuestro amor o desamor por el lenguaje.
Cada uno habrá de encontrar su propio camino, ya que sólo escribiendo se aprende a escribir. Escribiendo y corrigiendo, hasta que lo escrito nos represente (**)
(**) Marcelo di Marco, Taller de corte & corrección, Sudamericana, 1997.
(*) Ernest Miller Hemingway, escritor estadounidense, nació en el año 1899. En 1953 le fue concedido el premio Pulitzer por su novela El Viejo y el mar y al año siguiente sería galardonado con el premio Nobel. Hemingway fue el creador de un estilo literario crudo y realista.