En la práctica Gestión del cambio

En más de una oportunidad, se ha escuchado o leído la siguiente afirmación:

“El cambio se ha convertido en una constante en las organizaciones”

Y también es un lugar común encontrar que esta consecuencia, este cambio continuo es el efecto de múltiples causas: la globalización, Internet y las nuevas tecnologías, exigencias crecientes de los consumidores, modernos modelos de empresas y canales de distribución, mejoras en las cadenas de abastecimiento, mayor expectativa de vida, aspiraciones diferentes de las nuevas generaciones, entre otras.

 

Desde el alcance de gestión de un gerente de proyecto, resulta clara la necesidad de por lo menos intentar una identificación y posterior clasificación de los factores que directa o indirectamente pueden influir en la iniciativa que está administrando. Una forma es analizarlos desde lo más externo (contexto) hacia lo más propio del proyecto, tal como lo refleja la figura.

Cambia, todo cambia Cambia, todo cambia (1)

 

Entorno MACRO: Se trata de cambios que se producen a escala global, regional o de un país. Un ejemplo puede ser una acción de gobierno; regulaciones o promociones de un país; decisiones que se toman a nivel continental como por ejemplo la incorporación de un país al Mercosur o a la Eurozona. Este tipo de cambios, generalmente afectan o por lo menos invitan a revisar la estrategia de una organización.	Cambia lo superficial cambia también lo profundo cambia el modo de pensar cambia todo en este mundo.
Entorno MICRO: Son aquellas fuerzas que provienen del nivel de los mercados en el que se desenvuelve la organización. Como ejemplo podemos mencionar: acciones de la competencia, fusiones o adquisiciones, el ingreso de nuevos competidores o productos sustitutos, las presiones que ejercen los clientes y los proveedores. Los cambios que se producen en este nivel pueden afectar directamente la implementación de la estrategia, como así también la priorización de los proyectos nuevos o en curso.	Cambia el sol en su carrera cuando la noche subsiste cambia la planta y se viste de verde en la primavera.
Organización: Son aquellos cambios impulsados desde el seno de la empresa. Ejemplos podrían ser los cambios de prioridades o de asignación de recursos como consecuencia de una reestructuración; la creación de una nueva unidad de negocio o bien la decisión de dejar de operar en ciertos mercados. Estos cambios afectan a uno o más proyectos, quizás a un portafolio completo.	Cambia el más fino brillante de mano en mano su brillo cambia el nido el pajarillo cambia el sentir un amante.
Proyecto: Son aquellos cambios que afectan al proyecto propiamente dicho, como por ejemplo un cambio de alcance, la incorporación de un nuevo integrante en el equipo, o el reemplazo de un subcontratista clave. De todos los casos mencionados, es en este ámbito donde el protagonismo del responsable del proyecto es ineludible.	Cambia el rumbo el caminante aunque esto le cause daño y así como todo cambia que yo cambie no es extraño.
Obviamente todas estas fuerzas pueden entrar en juego de manera simultánea. Así es como una alianza estratégica entre dos países (Entorno MACRO) puede provocar la aparición de un nuevo competidor en uno de los mercados (Entorno MICRO), lo que podría motivar un cambio de estructura en la empresa (Organización) y esto a su vez debilite o fortalezca al sponsor de nuestro proyecto (Proyecto).	Cambia, todo cambia Cambia, todo cambia.
Es decir que los desafíos reales surgen de la tensión o interacción entre aquellos cambios emergentes, (lo no pensado, lo imprevisible o lo difícil del controlar) y los cambios planificados (lo intencional, lo programado y orientado a objetivos), ya sean estos externos a la organización o internos a ella. Entonces la pregunta para un gerente de proyecto puede reformularse en…

¿Es posible intervenir sobre la dinámica del cambio?

Por supuesto que sí y existen muchas herramientas para abordar tanto los cambios emergentes como los planificados.

Para los primeros, desde la revisión de los lineamientos estratégicos, pasando por el análisis de mercados actuales y potenciales hasta la adecuación del portafolio de productos o el desarrollo de nuevos; la búsqueda de opciones de crecimiento o de respuesta; los desarrollos conjuntos o las alianzas con proveedores o clientes.

Para los segundos, desde los diversos modelos de gestión del cambio organizacional como el modelo de 8 pasos de Kotter, a cualquiera de los procesos de control de cambios para proyecto o programas.

No es la idea entrar en esta breve nota a desarrollar estos métodos, pero sí lo es destacar algunos puntos clave que son comunes a todos los cambios. Y que, puestos en los zapatos de un Project manager, si decidimos no contemplarlos, tenemos altas probabilidades de que el cambio, ya sea externo o interno, afecte negativamente nuestro trabajo, a saber:

 

1. Todo cambio genera diferentes emociones. Identificarlas y gestionarlas es absolutamente necesario.
2. La resistencia al cambio es esperable y comprensible. Cualquier persona afectada por un cambio siente un genuino temor a verse perjudicado por él.
3. La comunicación es un factor clave. Identificar a los interesados, priorizarlos, analizar su necesidad de información y definir la estrategia más adecuada para cada persona o grupo facilitará la gestión.
4. En línea con el punto anterior, no se debe ignorar o descuidar la cultura organizacional.
5. El cambio, de ser planeado, debe serlo de forma realista. No hay que olvidar que en el día a día la urgencia abunda y rápidamente puede perderse de vista. En ese sentido, la gestión del cambio debe tratarse con la misma celeridad que cualquiera de las áreas de conocimiento en la gestión de proyectos: deben asignarse tiempo y recursos.

 

Para seguir pensando… ¿Todo cambia?

 

Si todo está en continuo movimiento. Es más, si todas las variables se mueven casi de manera independiente, ¿cuáles son los pilares, o mejor aún cuáles son los cimientos sobre los cuales podemos hacer pie?

Creo fervientemente en que los valores, los sentimientos y las líneas de conducta tanto del líder como del equipo son esas variables que se mantienen, que resultarán inalterables pese a los cambios. Como dice el poeta,

 

 

Pero no cambia mi amor
por más lejos que me encuentre
ni el recuerdo ni el dolor
de mi tierra y de mi gente.

 

 

 

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(1) Julio Numhauser Navarro (1940) es un compositor chileno fundador del grupo Quilapayún, en el que permaneció hasta 1967. En 1973 la dictadura de Augusto Pinochet lo obligó a exiliarse en Suecia. Compuso varias canciones destacadas que integran el cancionero folclórico latinoamericano entre las que se destaca «Todo cambia», cuya interpretación fue inmortalizada por cantantes de la talla de Violeta Parra y Mercedes Sosa (https://www.youtube.com/watch?v=g8VqIFSrFUU). Fuente Wikipedia.

 

Diego Vannucchi

Voluntario Comunicaciones