En la práctica. Gestión de las Comunicaciones

En la newsletter del mes pasado, analizamos aquellos factores de contexto que influyen en las comunicaciones escritas, lo que nos llevó a preguntarnos qué características deberían tener los textos elaborados por un gerente de proyecto. La conclusión a la que arribamos fue que un documento que genere interés y sea de utilidad, aumentará de manera sustancial las posibilidades de ser leído con atención.

En esta oportunidad, la idea es proponer algunas guías prácticas para la elaboración de un texto profesional. Empecemos.

 

¿A quién va dirigido el texto?

 

¡A un lector, por supuesto! La respuesta resulta tan obvia que… ¡a menudo se pierde de vista! Por el contrario es muy común abordar el tema con alguno de los siguientes enfoques:

 

I.       “Lo voy a escribir como si fuera para mí”

II.     “Lo voy a escribir para que cualquiera pueda entenderlo”

 

 

 

Nadie dudará que ambas perspectivas son loables. Pero la realidad es que ninguna resulta efectiva. ¿Por qué? Porque no estamos escribiendo para el lector.

 

Como regla práctica, podemos usar la siguiente analogía: todo proceso de comunicación se asemeja a un puente. Un puente no termina en su punto de partida (caso I. escribo para mí). Tampoco se dirige vagamente a la otra orilla (caso II. escribo para cualquiera…), sino a un punto preciso del otro lado (¡el lector!).

 

Entonces, el primer paso es tener identificado al receptor: ¿es el sponsor del proyecto?, ¿es un cliente?, ¿un proveedor?, ¿un interesado indirecto? Es más, comúnmente los lectores son múltiples. Por lo tanto reconocerlos permitirá ponernos en su lugar y preguntarnos: ¿les interesará esto?;  ¿qué podrían no entender? ; ¿qué podría parecer aburrido? ; ¿agrega información? De ese análisis incluso puede concluirse que se necesite hacer más de una comunicación escrita o por lo menos de diferente formato, justamente dependiendo de a quién/es se quiere llegar.

 

Pensar en el lector, también nos ayuda a definir y adaptar la cantidad y el nivel de la información a trasmitir. Por ejemplo, el detalle dependerá de los conocimientos previos que tenga el receptor; también estará relacionada con el uso que le dará; si el lector tiene poca experiencia en el tema necesitará más información introductoria o de contexto; etc.

 

¿Qué quiero comunicar?

 

Es evidente que no es lo mismo comunicar una orden, un avance, un estado, un lineamiento, un pedido, una propuesta técnica, una decisión, una recomendación. En cada caso deseamos trasmitir cosas diferentes.

Por eso debemos establecer de manera concreta y simple la idea central. Esto nos permitirá hacer foco en lo que queremos expresar y definirá cómo lo vamos a expresar. En consecuencia, el escrito se hará más comprensible, porque la estructura estará supeditada a esa idea central.

Los datos, comentarios, análisis, gráficos etc. se presentarán ante los ojos del lector ordenados de acuerdo a la importancia, jerarquizados de manera de mantener su interés, a través de todo el documento.

Por el contrario el hecho de no tener claro el objetivo de la comunicación que voy a elaborar, frecuentemente nos lleva a cometer errores, generado escritos con un contenido difuso o tal vez desbalanceado. Un ejemplo puede ser una evaluación de productos donde hay un  análisis profundo de cada uno, pero en ningún lugar del documento encontramos cuál es el recomendado. O elaborar un pedido de cotización con mucho foco en los criterios de aceptación esperados, pero en el cual no se entiende el objeto de la licitación.

¿Cómo lograrlo? Antes de empezar a escribir, es recomendable organizar las ideas en un borrador. Es decir, armar una estructura esquemática del tema de acuerdo con su finalidad y después desarrollarla. Este borrador será de gran ayuda porque permitirá corregir errores, modificar el orden, aumentar datos, suprimir palabras, frases o ideas.

Otro beneficio de saber qué comunicar es que nos permite seleccionar la información. Al preparar un tema, no todo los datos disponibles son necesarios o tienen la misma relevancia. Sintetizar, extractar o descartar la información a incluir es otro paso importante.

Para bosquejar una estructura, les dejo una fórmula fácil de recordar. Se trata de la estructura de un cuento. Introducción + Desarrollo + Cierre. El cuento es la composición literaria más antigua de la humanidad. “Se trata de una composición de pequeña extensión en la que empieza, se desarrolla y finaliza lo que se desea decir, y se escribe pensando que va a contarse o va a leerse completamente, sin interrupción.“

 

“ Introducción + Desarrollo + Cierre” aplica en la mayoría de las veces.

 

¿Qué quiero lograr a partir de esa comunicación?

 

Es la otra cara del agregado de valor para el lector. Esto es lo que el emisor espera que se haga o se produzca con ese escrito. Es el impacto que queremos lograr.  

No es lo mismo si se requiere una decisión que mantener a alguien informado. O si a través del documento debo brindar una recomendación o plantear un tema para debatir o busco persuadir al lector o bien influir en una posición.

Pensando en qué necesito obtener de la comunicación, resulta esencial prever la reacción de nuestro lector, pues todo escrito produce un determinado efecto. Por lo tanto, debemos cuidar de manera especial nuestro estilo para lograr el propósito deseado.  También en este caso el nivel de profundidad de la información estará relacionada con el uso/fin que le dará el lector.

Para expresar las ideas con claridad y coherencia es necesario realizar frecuentes revisiones y retornos permanentes a lo ya escrito. La revisión no tiene que ver simplemente con tachar, eliminar palabras o corregir la ortografía, sino atender al contenido de las ideas que se quieren expresar según el propósito que orienta la escritura.

Por último, es importante en aquellos casos que se requiera, especificar los plazos requeridos para una respuesta. ¿Deseo una respuesta inmediata?¿Deseo que piense sobre el mensaje y responda más tarde?

 

 

 

En síntesis.

Una frase que se le atribuye a Aristóteles dice que, “La habilidad para expresar una idea es tan importante como la idea misma”.

Reconocer a quién va dirigido, establecer la idea central y qué se busca con una comunicación escrita son tres aspectos claves para producir textos profesionales y útiles. Tener en cuenta estas premisas, nos orientará en el armado de la estructura y el nivel de información, que debería adecuarse no sólo a quien va dirigido, sino al impacto que se quiera producir. 

Podemos decir que los ítems tratados tienen que ver con cuestiones de contenido. En la próxima entrega, compartiremos algunas claves enfocadas a mejorar cuestiones de forma.

¡Hasta la próxima!