Las caras se ponen en blanco, los teléfonos móviles empiezan a asomar de los bolsillos y el auditorio empieza a chequear los correos electrónicos y Facebook. Estos son los signos reveladores de que algo en su presentación va mal.
“Durante la peor presentación de la que he sido testigo, el presentador se acodó en el proyector, dio la espalda a la audiencia y leyó todas las diapositivas. Cuando finalmente finalizó, se dio vuelta nuevamente a la audiencia y se dio cuenta de que la mitad de la gente se había retirado y la otra mitad estaba revisando sus correos electrónicos en sus Blackberries. Era la pesadilla de cualquier presentador” dice Simon Lewis, PMP, program manager de la compañía de seguros de salud Bupa Australia en Melbourne, Australia.
Mientras que este tipo de presentación fallida es embarazosa para cualquier presentador, para un Project manager lo es aún más por lo que pone en juego más allá de su ego. Si se pierde a la audiencia antes de haber obtenido su atención y respaldo, el proyecto puede sufrir las consecuencias.
Para asegurar la atención de la audiencia y cerrar la sesión con el acuerdo de acción que necesita, se pueden seguir algunos consejos para comenzar a aplicar ya mismo.
1. Preste atemción a la audiencia
La información que se delega a los desarrolladores es diferente a la que un Project manager comparte con los Ejecutivos top. Los ejecutivos no prestan atención a los detalles de aquella información que no es significativa para su nivel. Ellos quieren saber el impacto financiero y la visión estratégica general de un proyecto.
Para mantener a los ejecutivos interesados mantenga el foco de su requerimiento en el impacto sobre la rentabilidad. Algunos ejecutivos específicos como un Director Financiero querrá ver mayores detalles del impacto pero para ello programe una sesión uno-a-uno en forma separada o tenga a mano un apéndice a la documentación con mayores detalles.
Al reducir la cantidad de información que no es relevante obtendrá lo que necesita de su audiencia sin necesidad de abrumarlos.
2. Enfóquese en el mensaje
Recordándole a su auditorio el objetivo final del proyecto y cómo lo que usted está requiriendo en ese momento se alinea a ese objetivo final, ayudará a tener a la gente comprometida con el logro.
Además de incluir un primer slide con los objetivos del proyecto, cierre la presentación con un slide claro sobre cuál fue el propósito de la presentación, cuál es el llamado para la acción y cuál es la fecha límite para hacerla. Simples bullets o viñetas con las acciones, los dueños de ellas y las fechas, serán de ayuda para quienes deben trabajar en los entregables y aclarar dudas acerca de cada rol antes de finalizar la presentación.
Si quiere mantener la presentación entretenida e interesante, prepare un tiempo específico al finalizar para una ronda de discusión.
3. Ilustre su punto principal
Usar presentaciones cargadas de texto, sólo hará que su auditorio se caiga dormido. Gráficos, diagramas, acotaciones con colores ávidos harán que se preste mayor atención. Crear un registro visual de la conversación a medida que ésta avanza ayudará a mantener la atención y la expectativa por más tiempo. Use también los recursos visuales cuando invite a una discusión o participación para alentar a los participantes. Al final de la presentación con todas las anotaciones concluya con la idea de que ese slide ha sido creado con las contribuciones de todos y para corroborar que se está en la misma página de acuerdo.
4. Sea consistente
Existe una línea delgada entre comprometer y distraer. Mientras que las presentaciones visuales pueden ser atractivas, abusar de ese recurso puede confundir. No cambie los tipos y tamaños de letras de slide a slide, ni los temas de fondo. En las malas presentaciones, la gente pierde más tiempo en encontrar la lógica de navegación del texto que en la calidad del contenido. Lo mismo aplica para las animaciones. Si utiliza demasiado este recurso, las personas se centrarán más en esperar la próxima animación que en el mensaje que desea transmitir.
5. Hágala corta
Tiempo es dinero, cuanto más rápido logre transmitir su mensaje en forma clara, mejor. Esto no significa que en una presentación de una hora se deba llenar todo el tiempo. Si logra su objetivo antes de ese tiempo su audiencia estará agradecida de los minutos extras de que disponga. En general disponga de los primeros 30 minutos para la exposición con datos y mensaje más concretos ya que en ese tiempo se logra la mayor atención del público. Siempre deje un espacio para preguntas y respuestas estimado en 15 minutos al final de la presentación.
Prepare la información de manera que pueda ser entendida o seguida posteriormente por cualquier persona que haya llegado tarde o deba retirarse más temprano de la sesión.
6. Agregue valor
Para hacer su presentación más interesante sea lo suficientemente claro para que cualquiera pueda entender el mensaje, sin demasiadas abreviaturas o acrónimos. De esta forma podrá distribuirla a una audiencia más amplia. Se recomienda distribuir versiones impresas y luego pedir feedback de algún miembro que no haya participado para detectar las oportunidades de mejora.
7. Practique, practique, practique…
Hablarle a una pared no es una buena forma de entrenarse. Practique cuanto más pueda su presentación frente a personas como miembros de su equipo, gerentes, personas que puedan darle devoluciones constructivas acerca de cuáles puntos enfocar o cuáles saltear. Pero más allá de la práctica, esté preparado para llevar su presentación de manera que cualquier pregunta de su auditorio reciba una respuesta. “Lea” el comportamiento de su auditorio para prevenir el momento en que empieza la distracción y actúe para volver a encaminarlos hasta haber completado su objetivo. © Project Management Institute, Inc.
Por Rachel Bertsche
Traducción: Brunilda Caselli, PMI Volunteer
Para: PMI Argentina, Buenos Aires Chapter. Octubre 2013