Conciencia de Situación: La diferencia entre el mejor y el resto

Conciencia de Situación: La diferencia entre el mejor y el resto

La conciencia de situación se le enseña a muchos profesionales, incluyendo pilotos, bomberos, controladores aéreos y personal de plantas nucleares. Esta útil habilidad ha tardado en propagarse al mundo de los negocios a pesar de que está dando grandes pasos.
Conciencia de situación es la capacidad de saber lo que está pasando en un entorno complejo y dinámico. Esta habilidad es valiosa en la gestión de proyectos, porque un profesional:

• Necesita evaluar múltiples objetivos simultáneamente.

• Necesita determinar la importancia de las tareas y objetivos y no distraerse con las menos importantes.

• Necesita saber cuándo los miembros del equipo están bajo estrés, las consecuencias negativas que pueden ocurrir, trayendo como consecuencia pobres resultados.

Veamos cómo la conciencia de situación puede afectar los proyectos, programas y portfolios.

Una vez estuve en un proyecto en el  que se implementaba una nueva tecnología. El director del proyecto no sabía cómo evaluar todas las tareas que estaban ocurriendo al mismo tiempo. Se tomaron malas decisiones debido a que el profesional no estaba al tanto de cuales eran las tareas y los objetivos importantes y cuales eran una distracción.

A medida que el proyecto continuaba  y lecciones aprendidas comenzaron a documentarse, el director del proyecto comenzó a tomar conciencia de la situación y así pudo compartir este conocimiento con otros.

A nivel de programas, las interdependencias y beneficios en la realización están siempre en la mente del director del programa. Éste debe entender     el ambiente dentro de la organización (por ejemplo, la política y las necesidades de los grupos de interés estratégicos) y la industria, así como  otros factores externos.

Saber quién tiene el poder de hacer (o de aprobar) diferentes cosas pueden ayudar a implementar un programa exitoso. El sponsor del programa puede ayudar a obtener la preparación del terreno. Comprender a fondo las leyes de un país en relación con el programa de proyectos y conocer las normas específicas para estos programas  y la industria a la que pertenecen son parte del desarrollo de una mayor conciencia situacional.

Nuevamente, las lecciones aprendidas y  el hacer preguntas a los expertos en la materia pueden ayudar. Como director del programa, puede que tenga que revisar las lecciones aprendidas de proyectos similares para tener una comprensión de qué tareas o metas son más críticas y cuales otras  pueden ser sólo una distracción.

Finalmente, un gerente de un portfolio de proyectos  debe ayudar a los líderes, el management y a los project y program managers a mejorar su conocimiento de la situación. Esto significa que el portfolio manager  tiene que requerir  una revisión de las lecciones aprendidas en forma trimestral y establecer métricas (normalmente reportadas en forma mensual) para buscar tendencias estratégicas.

Aquí hay algunas preguntas que los portfolios managers pueden hacer para mejorar la conciencia de situación de la organización:

• ¿Existe un proceso o procedimiento que obstaculice los avances de los programas o proyectos?
  

• ¿Es  el conjunto de herramientas que se usa el correcto?
  

• ¿Hay algunos proyectos o programas que fallan en algunas industrias  pero que resurgen en otras?
  

• ¿Hay algún espacio vacío y/o sin definición en los  recursos?
  

• ¿Hay algún espacio vacío y/o sin definición en los  recursos contando con el conjunto de habilidades  correctas?
  

• ¿Es tiempo de re evaluar alguna tecnología o producto por el cual las ventas estén disminuyendo?
  

La mayoría de las personas en la gestión de proyectos tienen necesariamente cierta conciencia de situación. Lo que diferencia a los grandes líderes de proyectos es que han perfeccionado sus habilidades en conciencia situacional.

Por: Wanda Curlee, Director Portfolio & Program, Hewlett-Packard, Exton, PA, USA
Fuente: Voices on Project Management Blog, Junio 2015.

Brunilda Caselli

Voluntaria Dirección Marketing

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