Las Comunicaciones efectivas pueden hacer la diferencia entre un proyecto que lo haga avanzar en su carrera o uno que la sabotee. Cada dos en cinco proyectos que fallan en sus objetivos iniciales, uno de ellos se debe a Comunicaciones inefectivas de acuerdo al PMI’s Pulse of the Profession.
Para mantener los proyectos (y sus carreras) en línea, los profesionales de proyectos deben saber cómo comunicarse mejor con todos, desde los ejecutivos y otros interesados hasta los miembros del equipo tanto cercanos como a nivel mundial.
“Lo comparo con una buena comunicación para un baile. Ambas partes deben intercambiar y comprender las señales enviadas” dice Erik Anderson, PMP, Project Manager Senior en la firma de ingeniería ÅF Technology ABa en Kronoberg, Suecia.
Convertirse en un comunicador destacado requiere del dominio de estas tres habilidades:
- Dar a la gente lo que ellos quieren
Una buena comunicación comienza con la adaptación del mensaje a las partes interesadas de manera que lo entiendan. Puede sonar obvio, pero no hay suficientes profesionales de proyectos que lo estén haciendo bien. Según el informe del PMI’s Pulse of the Profession, el 75% de las organizaciones de alto rendimiento (aquellas que completaron el 80% de sus proyectos en tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo sus objetivos iniciales), comunican la información de proyecto con suficiente claridad y detalle. Esa cifra cae al 34% entre las de bajo rendimiento, las que completan un promedio del 60% de proyectos medidos contra las mismas variables.
Cuando la empresa NorthWestern Energy lanzó un proyecto para actualizar su infraestructura, sabía que tenía que educar al público acerca de por qué el proyecto era necesario y por qué algunas tasas podrían aumentar. De modo que la compañía formó una comunidad de grupo de interesados aún antes que el proyecto se iniciara, para hablar de los objetivos del mismo y obtener retroalimentación sobre la manera de comunicar acerca del proyecto al resto de la comunidad.
“El grupo de interesados nos ayudó a comprender cómo incluir a la gente en la conversación” dijo Bobbi Schroeppel, vicepresidente de Recursos Humanos, Atención al Cliente y Comunicaciones Corporativas North Western Energy, Sioux Falls, South Dakota, USA.
- Elija el canal de comunicación correcto.
Una cosa es saber qué decirle a varios interesados, pero saber cómo decirlo asegura que el mensaje se incorpore. De acuerdo al reporte Pulso de la Profesión, quienes tienen mejor performance (77%) se comunican más frecuentemente por las vías apropiadas que quienes tienen un bajo rendimiento (40%).
Para obtener el máximo impacto, las comunicaciones deben ser entregadas a través del canal apropiado (ya sea por correo electrónico o en forma personal) a cada grupo de interés. Decidir qué método funciona mejor es fácil: simplemente pregunte al receptor, dice Brian Mossing, gerente de proyectos y sistemas de información de la compañía de seguridad Northrop Grumman Corp., Melbourne, Florida, USA.
Es por ello que él recomienda crear una matriz de comunicación con columnas para las partes interesadas y los métodos de comunicación preferidos así como el tiempo y la frecuencia.
- Traduzca la estrategia para el equipo.
Los miembros del equipo (y sus organizaciones) no harán más de lo que han hecho hasta ahora si no tienen un profundo conocimiento de los objetivos estratégicos. Según el reporte Pulse, los datos muestran que el 64% de los que performan mejor comunican la estrategia y los beneficios para el negocio más frecuentemente en comparación con el 25% de los que performan a menor nivel.
Si los miembros de un equipo están en proceso de plena ejecución de un proyecto, podrían tener problemas en ver la gran foto de dónde están parados. Y un Project Manager puede comunicar cómo ésta última apoya al proceso.
“El Project Manager es la interface entre el negocio y los equipos técnicos” dice el Sr. Mossing.
Sridhar Peddisetty, PMI-ACP, PMP, PgMP, refuerza la estrategia de alineamiento a través del ciclo de vida de proyecto. “Yo comparto los reportes de proyecto con los miembros del equipo postéandolos en un blog, actualizándolos diariamente con los cambios realizados al resumen ejecutivo, incluyendo la visión y los beneficios” dice Peddisetty, jefe de grupo de recursos de administración en la compañía de servicios IT ProKarma, Hyderabad, India.
Las comunicaciones tienen que ver con enviar el mensaje correcto a las personas correctas por la vía correcta. Y tanto Project Managers como ejecutivos que fueron encuestados por el reporte Pulse priorizan a las comunicaciones efectivas a los interesados, indicaron que éste es el factor de éxito más crucial para la gestión de Proyectos. Ejecutadas en forma correcta, las comunicaciones pueden mantener los proyectos (y su carrera) en movimiento hacia la dirección correcta.
Traducción: Brunilda Caselli, PMI Volunteer
Para: PMI Argentina, Buenos Aires Chapter. Agosto 2013